Wat betekent de overgang van OSO naar het OSR
OSO maakt sinds 15 augustus 2022 gebruik van de functionaliteit van het OSR. Dit is dezelfde dienst waar diensten van DUO zoals RIO, Verzuimregister en ROD mee werken. Door met OSO ook gebruik te maken van het OSR heeft uw bestuur een beter overzicht over al uw mandaten voor verschillende diensten.
Wat betekent de overgang voor u?
De Mijn OSO pagina en het OSO emailadres zijn komen te vervallen. Hiermee zijn ook een aantal functionaliteiten vervallen. Hieronder staat toegelicht wat de nieuwe situatie is:
- Mandaten van vóór 15 augustus 2022 zijn automatisch overgenomen vanuit OSO
Vanaf deze datum kunt u de mandaten voor de dienst OSO beheren in het OSR. Om in te loggen in het OSR, heeft uw schoolbeheerder eHerkenning nodig met de machtiging ‘Kennisnet beheren’ - Aansluiten gaat voor scholen automatisch nadat mandaten actief zijn
Het aanmaken van aanleverpunten en registratie in uw leerlingadministratiesysteem (LAS), regionaal initiatief of SWV systeem ik ook komen te vervalen. Wanneer uw leverancier is gemandateerd kan deze de endpoints (technische afleveradressen voor OSO) voor uw school/scholen opvoeren in het OSR. Hiermee zijn de randvoorwaarden voor het gebruik van OSO op orde. - Schoolinformatie ontvangen wij automatisch
Het OSR ontvangt de scholen die bij uw bestuur horen automatisch uit RIO (onderdeel Onderwijs erkenningen). - Bij vragen neemt u contact op met de Kennisnet Support
Het bestaande OSO emailadres (servicedesk@oso-od.nl) is vervallen. Met al uw vragen kunt u nog steeds terecht bij onze support, maar nu via het algemene e-mailadres: support@kennisnet.nl en telefonisch via 0800 321 22 33 - Nieuwe OSO overeenkomsten ondertekent uw bestuurder digitaal
De eerder afgesloten overeenkomsten blijven bestaan. Indien u een nieuwe OSO overeenkomst wilt afsluiten, of in de toekomst uw overeenkomst wilt uitbreiden met OSO voor Samenwerkingsverbanden kunt u een mail sturen naar support@kennisnet.nl. U ontvangt de OSO overeenkomst via een digitaal ondertekenproces. Net zoals u van Kennisnet gewend bent bij diensten zoals Entree of Nummervoorziening.
Waarom vindt de update van OSO in de zomervakantie plaats?
OSO wordt jaarlijks vernieuwd op basis van wensen van scholen, onderwijs- en technische ontwikkelingen. Deze jaarlijkse update vindt in de zomervakantie plaats. Dit is de enige lange periode waarin scholen niet actief werkzaam zijn en daarom de meest praktische periode.
Tijdens het schooljaar of een andere, kortere vakantie zou te veel risico’s met zich kunnen meebrengen door testen die moeten worden uitgevoerd. Daarnaast zal een andere periode midden in het schooljaar vallen. Dit brengt risico’s met zich mee voor de overdracht van de leerlingdossiers.
Uitwisselen vóór de zomervakantie
Voor de uitwisseling van leerlingdossiers is het de bedoeling dat de meeste uitwisselingen vóór de zomervakantie gebeuren. De leerlingen beginnen het nieuwe schooljaar aan een nieuwe onderwijsinstelling. De gegevens moeten dan al uitgewisseld zijn, ook voor de administratie van de andere school.
Afspraken maken
Er wordt aangeraden om afspraken te maken met de scholen over de uitwisselingsperiode. Spreek een deadline af voor de uitwisseling en zorg dat dit wordt nageleefd.
Kan ik gegevens van leerlingen die tijdelijk worden begeleid op een residentiële onderwijsplek ook overdragen via OSO?
Ja, dat kan. Het gaat namelijk om een overstap van de leerling tussen twee scholen. De leerling wordt uitgeschreven op de po- of vo-school en ingeschreven op de residentiële onderwijsplek. In de praktijk is dat altijd de (V)SO school.
Wie zitten er achter OSO?
OSO is een dienst van de VO-raad en PO-Raad en wordt uitgevoerd door Stichting Kennisnet. Kennisnet werkt daarbij nauw samen met de Vereniging Digitaal Onderwijs Dienstverleners (VDOD). OSO wordt gefinancierd door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.
Werkt mijn softwareleverancier met OSO?
De meeste softwareleveranciers hebben hun systemen inmiddels voorzien van de OSO-functionaliteit. Op de pagina ‘Aangesloten administratiesystemen’ kunt u zien of uw pakket OSO heeft ingebouwd.
Wat is OSO?
OSO staat voor Overstapservice Onderwijs. Met OSO kunnen de meeste administratiesystemen in het primair, speciaal onderwijs en voortgezet onderwijs digitaal OSO-dossiers (OKR) uitwisselen. Leerlinggegevens worden met OSO zorgvuldig, snel en veilig overgedragen. Softwareleveranciers van de administratiesystemen hebben hiervoor een overeenkomst gesloten met OSO. Daarin zijn standaarden en veiligheidseisen afgesproken en de leveranciers hebben hun softwareprogramma’s voorzien van extra OSO-functionaliteiten. Hierdoor kunnen scholen veilig OSO-dossiers uitwisselen, waarbij de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.
Wat is het verschil tussen OSO en het DOD?
Overstapservice Onderwijs (OSO) heeft zich ontwikkeld tot de nieuwe landelijke standaard voor de digitale uitwisseling van leerlinggegevens. Het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) wordt sinds december 2015 niet meer door leveranciers en hun leerlingadministratiesytemen ondersteund. Dit alles verloopt conform de afspraak tussen de PO-Raad en VO-raad, initiatiefnemer van OSO en de Vereniging van Digitale Onderwijs Dienstverleners (VDOD) – de beheerder van DOD.
Let op! Vanaf 1 januari 2017 is DOD niet meer beschikbaar voor het overdragen van leerlinggegevens van de ene naar de andere school.
Is mijn school verplicht mee te doen aan OSO?
Deelnemen aan OSO is niet verplicht. Maar OSO is wel het enige digitale overstapservice die goedgekeurd is door het ministerie van Onderwijs en de PO-Raad en VO-raad. OSO voldoet aan de wettelijke eisen voor het digitaal uitwisselen van leerlingdossiers.
Welke gegevens zitten in het OSO-overstapdossier?
Het overstapdossier bevat onder andere de volgende standaardgegevens uit het onderwijskundig rapport (OKR):
- Gegevens van de instelling/school
- Gegevens van de leerling en zijn ouders en eventueel verzorgers
- Overstapadvies
- Gegevens over de schoolloopbaan en zorg
- Handelingsplan
- Verslag van sociaal-emotioneel functioneren (t.a.v. schooltaken en werkhouding)
- Verzuim
- Toetsresultaten
- Cijferlijst
Voor een indruk hoe de gegevens in het Overstapdossier worden weergegeven, downloadt u het document Gegevensset: indruk van Overstapdossier. Hoe de specifieke gegevens worden weergegeven, verschilt per administratiesysteem. Een overzicht van de actuele toetsen die via OSO verstuurd kunnen worden, vindt u in het Overzicht OSO toetsen.
Wat is het verschil tussen het onderwijskundig rapport (OKR) en het OSO dossier?
Het onderwijskundig rapport (OKR) bevat alle informatie die nodig is voor het leren en begeleiden van de leerling op een nieuwe school. Het soort gegevens dat het OKR mag bevatten is wettelijk vastgelegd. De huidige school bepaalt de specifieke invulling per leerling.
Het OSO dossier bevat alle generieke informatie van het OKR, zodat de gegevens eenvoudig digitaal kunnen worden uitgewisseld tussen twee scholen. Sommige regio’s hebben afspraken gemaakt over specifieke extra informatie. Deze kan als bijlage worden toegevoegd aan het OSO dossier. Inhoudelijk is dan het OSO dossier hetzelfde als het OKR.
Wat is de OSO-standaard?
De OSO-standaard is een afspraak gemaakt over de inhoud van de OSO-dossiers (het overstapdossier en het aanvraag SWV-dossier). In deze afspraak is opgenomen welke leerlinggegevens in de beide OSO-dossiers al dan niet mogen en kunnen worden opgenomen en overgedragen.
Lees meer over het OSO-dossier
Het voordeel is dat voor alle betrokkenen duidelijk is welke leerlinggegevens onderdeel uit kunnen maken van het overstapdossier. Bovendien is deze OSO-standaard een voorwaarde voor het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende administratiesystemen. De OSO-standaard is in beheer bij Edustandaard. Meer informatie over de OSO-standaard vindt u bij Edustandaard.nl
Kan ik de gegevens van asielkinderen ook overdragen via OSO?
Ja, dat kan. Asielkinderen/leerlingen die niet zo lang in Nederland wonen, krijgen een tijdelijk onderwijsnummer. Dat is net als het BSN een persoonsgebonden nummer. OSO gebruikt een BSN of onderwijsnummer om het dossier van leerlingen over te dragen. Zeker in het geval van asielkinderen die vaak meerdere keren verhuizen naar een andere school, is het gebruik van OSO handig.
Ik krijg een foutmelding bij het klaarzetten of ophalen van het dossier.
Het is aan elk (leerling)administratiesysteem zelf om de foutmeldingen die ons Traffic Center afgeeft, goed te vertalen voor de gebruikers. Om deze reden adviseren wij om de handleiding van uw (leerling)administratiesysteem te raadplegen. Kijk of in de handleiding een overzicht van foutmeldingen is opgenomen. Is dit niet het geval? Neem contact op met de servicedesk van uw administratiesysteem over de betekenis van de foutmelding en eventuele ondersteuning.
Hoe gebruik ik OSO?
Per (leerling)administratiesysteem verschilt het hoe u het OSO-dossier met leerlinggegevens (OKR) kunt klaarzetten of kunt ophalen. Gebruik de handleiding of video’s van het administratiesysteem voor het daadwerkelijke gebruik binnen uw (leerling)administratiesysteem, of neem contact op met de servicedesk van uw leerlingadministratiesysteem.
Lees hier waar u op moet letten als u OSO gaat gebruiken
Let op! Om via OSO succesvol leerlinggegevens uit te wisselen, is het belangrijk dat OSO goed is geïmplementeerd in de regio. Dit betekent dat er goede afspraken zijn gemaakt omtrent de uitwisseling.